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檔案信息資料是各級政府信息資源的核心，而政府行政也離不開檔案信息資料的有效管理和利用。政府部門在信息化建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)、電子類文件，若不對其進(jìn)行有效管理，就會削弱信息化系統(tǒng)的功能，降低政府機(jī)關(guān)的工作效率，從當(dāng)前情況來看，推進(jìn)政府部門辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化和信息資源共享已是大勢所趨。無論是國家機(jī)關(guān)、社會組織還是企事業(yè)單位的檔案及文件的信息化水平都越來越高。
行業(yè)需求
傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適合電子化的辦公方式，檔案部門需要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
檔案部門實現(xiàn)公共服務(wù)數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)有難度，沒有靈活的數(shù)據(jù)檢索來支持。
無法進(jìn)行信息訪問控制安全監(jiān)控、信息保護(hù)、信息安全傳輸、身份識別、權(quán)限控制、資源管理、用戶管理等功能欠缺，影響檔案信息的安全。
對于紙質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)檔案丟失，變質(zhì)、蟲蛀等現(xiàn)象，對檔案原數(shù)據(jù)材料造成無法彌補的損失，政務(wù)公文安全得不到保障。
常常要花費很多的人力和時間去查找一份檔案資料，檔案文件數(shù)量多。
解決方案
及尚多年專注檔案行業(yè)發(fā)展，研發(fā)的云存儲平臺，智慧檔案管理平臺，可存儲包括電子文件，電子檔案及實體檔案等，采用的智慧檔案感知平臺可實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效安全的管理。
針對檔案部門的特殊管理要求，充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時間能夠滿足用戶對信息處理的需求。
針對檔案部門儲存量的需求，系統(tǒng)具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)(包括軟件及硬件的選項及配置)，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求，并能一直以適合實施的方式滿足文件的管理需求，這就需要系統(tǒng)還必須具有可擴(kuò)展性，以滿足預(yù)期的文件數(shù)量。
針對用戶不斷更新的查詢需求，會不斷的更新和完善，系統(tǒng)所支持的用戶數(shù)量能夠包含現(xiàn)有和潛在的用戶。
針對國家對檔案部門的管理規(guī)范，系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計與開發(fā)時將與相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等保持一致，其功能設(shè)計也應(yīng)當(dāng)遵守這些規(guī)范的要求。
